Confidentialité et données personnelles
Quelles données Ecolso utilise, pourquoi, qui peut les voir, où elles sont conservées et comment faire valoir vos droits. Sans jargon.
1. Qui est responsable de vos données ?
Les données de la vie scolaire (élèves, parents, personnel, notes, absences, discipline, frais) : c'est votre établissement scolaire qui décide de les recueillir et de ce qu'il en fait. Il est le « responsable du traitement ». Ecolso les héberge et les traite pour son compte, selon ses instructions : Ecolso est son « sous-traitant ».
Les données que vous confiez directement à Ecolso (formulaire de contact, demande d'inscription d'un établissement, messages à notre assistance) : ici, c'est Ecolso qui est responsable.
Pour une question sur le dossier scolaire d'un élève, adressez-vous d'abord à l'établissement. Pour tout le reste, ou si vous ne savez pas à qui écrire, écrivez-nous : nous orientons votre demande.
Ecolso : [À COMPLÉTER : raison sociale, forme, siège], Abidjan, Côte d'Ivoire. Correspondant à la protection des données : [À COMPLÉTER]. Contact : contact@ecolso.ci.
2. Quelles données sont utilisées ?
Ecolso ne garde que ce qui sert à la scolarité et au fonctionnement de la plateforme. L'établissement peut ne pas tout remplir.
| Qui | Quelles données |
|---|---|
| Élèves | Nom, prénoms, date de naissance, sexe ; lieu de naissance et nationalité si l'établissement les indique ; matricule ; classe ; photo (facultative) ; redoublant, interne, élève affecté par l'État. Vie scolaire : notes, moyennes, rangs, appréciations, bulletins et livret ; absences et retards ; incidents de discipline, billets de sortie et note de conduite ; emploi du temps ; orientation ; inscription aux examens ; carte d'élève. |
| Parents et tuteurs | Nom, prénoms, téléphone, e-mail s'il est donné, lien avec l'élève (père, mère, tuteur). Frais et paiements de leur enfant. Demandes de justification d'absence qu'ils envoient : motif (par exemple « maladie »), message et, s'ils en joignent un, le justificatif. |
| Personnel de l'établissement | Nom, prénoms, téléphone, e-mail, rôle, classes, matières, photo de profil (facultative) ; pour un fonctionnaire, son matricule. Pointage, retards et congés, y compris le type de congé (par exemple maladie ou maternité). Position du téléphone au pointage : quand un enseignant scanne le code QR de sa salle pour confirmer sa présence, la position de son téléphone est relevée à ce moment-là, s'il l'autorise, et conservée avec l'enregistrement. Si l'établissement a enregistré sa propre position, elle sert à vérifier que l'enseignant est sur place, et le pointage demande alors la localisation. La position n'est jamais suivie en continu. |
| Tous les utilisateurs | Identifiant de connexion (e-mail, matricule ou téléphone), mot de passe sous forme d'empreinte illisible, rôle, date de dernière connexion. Messages échangés dans la plateforme et annonces. |
| Paiements | Frais dus et paiements enregistrés par l'économe : montant, date, mode (espèces, chèque, virement), numéro de chèque ou référence de virement, numéro de reçu. Aucun numéro de carte bancaire ni de compte bancaire. Ecolso n'encaisse aucun argent. |
| Visiteurs du site | Ce que vous écrivez dans le formulaire de contact ou de demande d'inscription : nom de l'établissement, nom, e-mail, numéro WhatsApp (facultatif), message. |
| Données techniques | Adresse IP, navigateur, date et heure des connexions et des pages demandées, pour la sécurité. Si une page plante, un court rapport technique (message d'erreur, page concernée, navigateur) est envoyé à nos serveurs. |
Ce qu'Ecolso ne recueille pas : ni religion, ni origine ethnique, ni opinions politiques, ni données biométriques (empreintes, reconnaissance du visage), ni position géographique des élèves, ni dossier médical.
À savoir : un motif d'absence comme « maladie » ou un justificatif joint par un parent peut révéler une information de santé. Nous demandons aux établissements de n'écrire que le strict nécessaire, sans diagnostic. Évitez aussi de joindre un document médical détaillé : un simple justificatif suffit.
3. Pourquoi ces données ?
- Faire fonctionner l'école au quotidien : connexion, notes et bulletins, appel, emplois du temps, discipline, communication entre l'établissement et les familles, suivi des frais et des reçus, gestion du personnel.
- Respecter les obligations de l'établissement : bulletins, livrets, décisions de fin d'année, archives scolaires, pièces de caisse.
- Protéger la plateforme : empêcher les accès non autorisés, repérer les abus, garder la trace des opérations sensibles (modification d'une note, annulation d'un paiement).
- Répondre à vos demandes : démonstration, inscription d'un établissement, assistance.
Nous ne vendons jamais vos données. Nous ne les utilisons pas pour de la publicité et Ecolso n'affiche aucune publicité. Nous établissons seulement des statistiques globales, sans nom (par exemple le nombre de comptes actifs d'un établissement), pour faire fonctionner le service.
4. Qui peut voir quoi ?
- Vous-même, pour vos propres informations.
- L'élève voit son propre dossier.
- Les parents ou tuteurs rattachés à un élève par l'établissement voient les informations de cet enfant, et seulement elles. Le rattachement est fait par l'établissement, à l'inscription ou avec un code de rattachement qu'il remet au parent.
- Le personnel voit ce que son rôle exige : un enseignant ses classes, un éducateur les absences et la discipline de ses niveaux, l'économe les frais et paiements, le censeur et la direction l'ensemble de l'établissement.
- Les autres établissements ne voient rien : chaque établissement est cloisonné.
- L'équipe d'Ecolso voit la liste des comptes (nom, e-mail, téléphone, rôle, dernière connexion) pour l'assistance : débloquer un compte, remettre un code de connexion. Elle n'a pas d'écran pour lire les notes ou le dossier d'un élève. Les personnes chargées du serveur n'accèdent aux données que pour la maintenance ou un incident. Toutes sont tenues à la confidentialité.
- Les autorités (justice, administration de l'éducation) : seulement sur demande officielle régulière.
Carte d'élève : toute personne qui scanne le code QR d'une carte voit si elle est valable, son numéro, l'établissement, l'année et, si la carte n'est pas annulée, le prénom de l'élève, l'initiale de son nom et sa classe. Ni date de naissance, ni photo, ni coordonnées.
Relances de paiement : l'économe peut vous envoyer un rappel par WhatsApp depuis son propre téléphone. Ce message ne passe pas par Ecolso.
Notifications WhatsApp : Ecolso n'envoie aujourd'hui aucun message WhatsApp. Si ce service est ouvert plus tard et que votre établissement le choisit, il pourra vous prévenir d'une absence par WhatsApp : le message (votre nom, le nom de l'élève, la classe, la date et la durée de l'absence, le nom de l'établissement) passera alors par WhatsApp, un service de la société Meta. Cette page sera mise à jour avant.
5. Où sont les données ?
Les données sont hébergées en France, chez OVHcloud (OVH SAS, 2 rue Kellermann, 59100 Roubaix, France). La France n'appartient pas à l'espace CEDEAO : la loi ivoirienne soumet ce transfert à l'autorisation de l'ARTCI. Autorisation n° [À COMPLÉTER] du [À COMPLÉTER].
Pour faire fonctionner Ecolso, nous faisons appel à quelques prestataires, qui ne reçoivent que ce dont ils ont besoin :
| Prestataire | Pour quoi faire | Où |
|---|---|---|
| OVHcloud | Hébergement des serveurs, des fichiers et des sauvegardes quotidiennes | France |
| GitHub (groupe Microsoft) | Tâches automatiques et conservation d'une copie de sauvegarde chiffrée, illisible sans notre clé, pendant 30 jours | États-Unis |
| Resend | Envoi des e-mails de la plateforme : accusé de réception d'une demande, réponse à une demande d'inscription d'un établissement, alerte quand un compte est bloqué après trop d'essais | [À VÉRIFIER] |
| ImprovMX et Google (Gmail) | Réception des e-mails envoyés à contact@ecolso.ci | [À VÉRIFIER] |
| WhatsApp (Meta) | Conversations avec notre assistance, quand vous nous écrivez sur WhatsApp | [À VÉRIFIER] |
Ecolso n'utilise aucun outil de mesure d'audience ni de publicité. Si nous ajoutons un prestataire, cette liste est mise à jour et les établissements sont prévenus 30 jours à l'avance.
6. Combien de temps sont-elles gardées ?
Ecolso garde les données tant que l'établissement utilise la plateforme. Quand il arrête, il récupère ses données, puis nous les supprimons.
| Données | Durée |
|---|---|
| Code de rattachement | Code remis à un parent pour voir son enfant : 30 jours au plus ; il ne sert qu'une fois |
| Code de connexion | Code remis par l'établissement : 30 jours ; il est remplacé par un mot de passe personnel à la première connexion |
| Sauvegardes | 14 jours sur notre serveur, 30 jours pour la copie chiffrée, puis effacement automatique. Des copies faites avant chaque mise à jour de la plateforme sont gardées en plus : leur durée reste à fixer. |
| Autres données | Dossier de l'élève, notes, absences, discipline, justificatifs, paiements et reçus, messages, position relevée au pointage, comptes désactivés, données techniques, demandes de contact : [À COMPLÉTER : durées à fixer avec l'établissement et l'ARTCI] |
7. Comment nous les protégeons
- Toutes les connexions au site sont chiffrées (HTTPS).
- Les mots de passe ne sont jamais conservés en clair : seule une empreinte illisible est gardée.
- Chaque établissement est cloisonné, et chaque rôle n'accède qu'à ce qui le concerne.
- Une session se ferme après une heure sans activité, et au plus tard huit heures après la connexion. Sur un ordinateur partagé, la case « Ordinateur partagé » efface la session à la fermeture du navigateur. Après 10 essais de connexion ratés, le compte est bloqué 15 minutes et son titulaire est prévenu.
- Les comptes de l'équipe Ecolso sont protégés par un code à usage unique en plus du mot de passe.
- Les opérations sensibles (modification d'une note, annulation d'un paiement, remise d'un code de connexion) sont inscrites dans un journal.
- Les données sont sauvegardées chaque jour, avec une copie chiffrée gardée hors du serveur.
- Les photos d'élèves ne s'ouvrent qu'après connexion, pour les personnes autorisées, et aucun moteur de recherche ne les référence.
Aucun système n'est infaillible. Si un incident touchait vos données, nous préviendrions votre établissement sans attendre, et nous l'aiderions à informer les personnes concernées et l'ARTCI selon la loi.
8. Les élèves mineurs
La plupart des élèves sont mineurs. La page Protection des mineurs détaille nos précautions : messagerie limitée à l'établissement, photo facultative, aucune publicité, signalements traités en priorité. C'est l'établissement qui recueille l'accord des parents quand il est nécessaire, notamment pour la photo, au moment de l'inscription.
9. Vos droits et comment les exercer
La loi ivoirienne vous permet :
- de savoir quelles données vous concernent et d'en obtenir une copie ;
- de faire corriger une donnée fausse ou incomplète ;
- de faire supprimer vos données, sauf celles que l'établissement doit garder (archives scolaires, pièces de caisse) ;
- de vous opposer à un usage de vos données pour un motif légitime ;
- de retirer votre accord à tout moment quand il a été demandé, par exemple pour la photo d'un enfant.
Pour un enfant : ses parents ou tuteurs exercent ces droits pour lui. L'élève peut aussi le demander lui-même s'il est en âge de comprendre sa demande.
Comment faire :
- Le plus simple est de vous adresser à votre établissement, qui est responsable du dossier scolaire.
- Vous pouvez aussi écrire à Ecolso : par e-mail à contact@ecolso.ci, avec pour objet « Données personnelles », ou sur WhatsApp : écrire à Ecolso.
Précisez votre nom, votre établissement, votre demande et, si vous écrivez pour un enfant, son nom et sa classe. Pour éviter qu'une autre personne obtienne vos informations, nous pouvons vous demander un justificatif d'identité et, pour un enfant, la preuve que vous êtes son parent ou son tuteur.
Nous accusons réception sous 3 jours ouvrés et répondons au plus tard sous 30 jours. Quand la demande porte sur le dossier scolaire, nous la transmettons à l'établissement et veillons à ce qu'elle soit traitée.
10. Si vous n'êtes pas satisfait
Écrivez-nous d'abord : nous cherchons toujours une solution. Si vous estimez que vos droits ne sont pas respectés, vous pouvez saisir l'Autorité de protection des données à caractère personnel, rattachée à l'ARTCI (Autorité de Régulation des Télécommunications/TIC de Côte d'Ivoire) : www.autoritedeprotection.ci.
11. Si cette page change
Nous mettons cette page à jour quand la plateforme évolue ; la date en haut de page indique la dernière modification. Pour un changement important, nous prévenons les établissements au moins 30 jours à l'avance.